阿拉善盟建立视频会议的艰难境地

视频会议之难

阿拉善盟当初建设视频会议系统时就面临着这样一种两难的境地：一方面，随着全盟各领域的迅速发展，迫切需要一种更便捷更有效的沟通手段；另一方面，从以往信息化建设的经验和教训来看，工程的效果与初期的预想差距很大。

当初，甄学泓在接过视频会议建设项目后，他和部门的人员几乎跑遍了内蒙古盟市级视频会议现场，从同行那里了解到的使用效果和维护经验，与他从厂商产品的宣传材料中看到的信息出现了极大的反差，视频会议的实际使用效果远远低于他们对项目的预期，这让他对这项目的实施充满了担忧。

在亲眼观看了国内外一些主流厂家的视频会议产品后，甄学泓的印象是：很多视频会议产品，看起来更像是一个未完成测试的半成品。在他看来，目前许多针对不同客户的视频会议产品，厂商没有尽职完成客户需求调查，不管从使用便捷性还是流程、习惯来看，都只是程序员依据自己的习惯方式做出的产品，离实际客户的需求差得很远。而视频会议服务提供商在细节上的忽视，最让甄学泓感觉为难。

在国外的会议中，会议“主席”可能等同于国内的“会议主持人”，但要是在国内视频会议界面上出现“主席”一词，很可能让人觉得那个ID代表的是会议主要发言人。“其实改这一个名字应该不困难，但这种现象代表了一种产品开发的思想，厂商的产品是给自己用还是给客户用？”甄学泓说。

更可怕的是，甄学泓在考查过程中发现了另一种现象，许多厂家的产品在系统设置中，出现了很多让他这个学物理出身，又在电视和信息化行业从事技术工作十多年的人都不太明白的所谓的视频会议“专用术语”；另一个问题是，即使是厂家的技术人员，要把十多个会场的音视频信号调整到正常，往往需要半小时以上的时间，这种情况，要是发生在政府的正式会议上，后果将是灾难性的。

不过与此同时，在考察过程中，视频会议产品目前的画面质量确实给了阿拉善盟电子政务办足够大的信心，在他们所在的这片地广人稀的土地上，这种接近真实面对面的交流方式，如果真能发挥作用，将会让旗区的同事们免除常年在路上奔波。

为了避免建设完视频会议系统后因为使用不便效果不佳而最终弃之不用的后果，在左右权衡后，阿拉善视频会议系统最终选择了以软硬结合的产品形态，专网与互联网混合组网的建设方式，尽可能地在保证系统的可靠稳定性的同时，兼顾系统的便捷性和灵活性。

在产品设计缺陷无法避免的行业背景下，如何避免在后期的使用中造成维护不便和维护成本较高又是一道难题。为此，阿拉善盟在视频会议建设过程中，除了严格控制工程设备和所需要的一切配件的质量外，还要求厂家必须从技术上交底，要从每个名词到会议流程对维护人员进行解释和说明，直到维护人员理解并能独立操作，而且还要对可能出现问题的地方提供解决方案。

据称，这种做法一度使阿拉善盟视频会议工程中的甲乙双方产生过冲突，甚至使整个技术培训过程在用时上远远超过了原来的预期。但事后事实证明，这一做法为日后视频会议系统的常年高负荷运行奠定了技术基础。